Обучение сотрудников: планирование и бюджетирование

Заложено ли в вашем бюджете обучение персонала? Развитие каждой компании зависит от развития ее сотрудников. Это также влияет на удержание и уровень вашего eNPS.

Судя по исследованию, опубликованному на DOU, многим сотрудникам не хватает профессионального обучения. Если оно и есть, то во многих компаниях организовано недостаточно хорошо. Руководителям компаний и HR-командам важно понимать, что обучение влияет не только на уровень квалификации сотрудника, но и на его удовлетворенность своим ростом в компании. Это напрямую связано с удержанием сотрудников и их эффективностью. Поэтому не стоит недооценивать важность правильной организации обучения.

В этой статье мы расскажем, как планировать обучение сотрудников и формировать на это бюджет.

План создания программы обучения сотрудников

Программы обучения и развития сотрудников, если они реализованы должным образом – важная составляющая успеха компании.

Определение потребностей

Прежде чем разрабатывать программу обучения и развития, оцените потребности компании. Стоит начать с анализа пробелов в навыках. Оценить, каких знаний не хватает сотрудникам — очень важно.

Пример потребностей:

• Улучшить производительность сотрудников
• Повысить лидерские качества менеджеров
• Повысить вовлеченность

Навязывать одну и ту же программу всем сотрудникам – неэффективно. Правильная организация обучения предполагает индивидуальный подход, который учитывает потребность в профессиональном развитии каждого члена команды.

Установка целей

Обучение стоит денег и времени. Определите цели программы, прежде чем начинать. Цель должна быть измеримой, так проще оценивать результаты как руководству, так и самим сотрудникам.

Пример целей:

• Как улучшится производительность сотрудников: бухгалтеры узнают, как использовать новые инструменты для более быстрой обработки транзакций.

• Как сотрудники будут лучше достигать бизнес-цели: команда по продажам будет использовать новые навыки ведения переговоров, чтобы увеличить продажи на Y%.
• Как программа лучше подготовит сотрудников к выполнению управленческих функций: сотрудник X сможет внедрить конструктивные обзоры производительности для своей команды.
• Как улучшатся показатели удержания сотрудников: текучесть кадров в следующем году снизится на Y%.

Вовлечение сотрудников в обсуждение программ

Спросите своих сотрудников, о чем они хотели бы узнать, и учитывайте их мнение, разрабатывая программы обучения. Они лучше всего работают, когда в их формировании участвуют и сотрудники.

Пример вопросов сотрудникам:

• Что вам нужно, чтобы вы чувствовали себя на работе увереннее: кому-то не хватает тренировок, кому-то узкоспециализированных знаний.
• Какие методы обучения наиболее эффективны для вас: кому-то нравятся живые конференции, а для кого-то оптимальны онлайн-курсы.
• Что улучшит производительность вашей команды: некоторым сотрудникам может потребоваться обучение методам общения и методам управления временем
• Каковы ваши интересы вне работы: виды мероприятий, которые сотрудники любят посещать, могут дать представление о том, как создавать лучшие программы для удержания.

Методы обучения

Локальное

Обычно обучение под руководством квалифицированного спикера проводится в течение одного или нескольких дней в арендованном помещении (реже в офисе). Преимущество локального обучения в том, что группа сотрудников может одновременно получать большие объемы информации.

Интерактивное

Интерактивное обучение, один из наиболее эффективных методов обучения на рабочем месте. Это обучение может принимать форму симуляций, сценариев, ролевых игр, викторин, игр.

Практикуя новые навыки, и применяя их в реалистичных рабочих сценариях, учащиеся не только более вовлечены, но и с большей вероятностью лучше усвоят то, что узнали.

Древняя китайская мудрость гласит: расскажи мне - я забуду. Покажи мне - я запомню. Дай мне сделать - я пойму.

Исследования современных экспертов подтверждают справедливость этого утверждения, ведь согласно исследованиям профессоров Принстонского университета, 70 % знаний дает практика на рабочем месте, 20% взаимодействие с другими людьми и только 10% приходится на формальное обучение.  

Практическое

Практическое обучение пропускает теоретическое и погружается прямо в практическое, позволяя быстро освоить предмет изучения. Этот подход довольно популярен: 52% взрослых считают, что лучший способ обучения – активное участие. Помимо этого, практическое обучение хорошо воспринимается.

Онлайн

Онлайн-обучение — одно из лучших решений для эффективного обучения сотрудников. Программы обучения на рабочем месте в режиме онлайн могут включать курсы, вебинары, видео. Благодаря онлайн-обучению сотрудники могут заниматься в своем темпе и в соответствии со своими потребностями.

Менторство

Иногда лучшие возможности обучения основаны на человеческом взаимодействии. Рассмотрите возможность реализации программы коучинга или менторства, чтобы дополнить методы обучения сотрудников. Программы менторства улучшают удержание сотрудников и повышают производительность.

Оценка результатов

Ни одна программа обучения не будет завершена, пока вы не оцените ее результаты. Пересматривайте и модернизируйте свои образовательные программы, если они не приводят к намеченным целям. Используйте обратную связь, чтобы разобраться, насколько хорошо работает программа.

Спросите сотрудников:

• Что нового вы узнали из программы?
• Как вы примените (или уже применили) эти новые знания на работе?
• Что вам понравилось в программе и что вам хотелось бы улучшить (например, тема, методология, инструктор, материал)?

Со временем вы сможете оценить эффективность своих программ обучения, отслеживая улучшения в производительности сотрудников. Это работает лучше всего, когда обучение не разовое, а постоянное.

Расходы на обучение сотрудников

Сегодня обучение сотрудников рассматривается как стратегический ход, который компании могут использовать не только для развития важных навыков и вовлечения работников, но и для привлечения талантливых людей, выбирающих организации, ориентированные на развитие.

Обучение персонала (~ 50% бюджета)

Независимо от того, решите ли вы отдать кампанию по образованию на аутсорсинг или собираетесь организовывать внутреннее обучение, вам нужны люди и деньги, чтобы нанять этих людей. Команда отвечает за разработку учебных материалов, проведение курсов и отчитывается о результатах перед руководством.

Не существует установленного соотношения между инструкторами и сотрудниками, которое можно применить для каждой компании, но наличие одного корпоративного тренера на каждые 50 работников будет хорошим вариантом.

Инструменты и технологии обучения (~ 25% бюджета)

Размер затрат на инструменты зависит от того, каким методом вы пользуетесь:

• Если это локальное занятие, нужно арендовать подходящее помещение или создать его самостоятельно.
• Если вы обучаете удаленных работников, вам нужна какая-то виртуальная платформа.
• Если вы проходите обучение через онлайн-курс, вам нужны компьютеры, система управления обучением (LMS) и инструмент для создания курса.
• Если вы используете смешанное обучение с элементами как личного, так и самостоятельного обучения, необходимо учитывать стоимость инструментов для поддержки обоих методов.

Контент (~ 20% бюджета)

Составляя бюджет на учебный контент, необходимо тщательно оценить все темы, которые вы собираетесь освещать. Затем решить, лучше ли создавать контент для каждой темы самостоятельно (что обойдется дороже, но при этом более персонализировано) либо приобретать его в готовом виде из внешнего источника (что дешевле, но ориентировано на большой круг учащихся).

• Для локальных тренингов учебный контент может состоять из бумажных материалов, презентаций в виде слайд-шоу, видеороликов или лекций от сторонних экспертов в данной области.
• Для онлайн-тренингов курсы электронного обучения должны создаваться с нуля внутри компании или приобретаться.

Разное (~ 5% бюджета)

Сюда входят дополнительные траты, которые могут понадобиться во время обучения:

• Транспортные расходы и суточные для семинаров и конференций
• Консультации

Расходы из этой категории по большей части зависят от компании. Например, если у вас офисы в нескольких странах и нужны будут услуги переводчика, чтобы учиться смогли все.

Как рассчитать бюджет на обучение

Теперь, когда у вас есть представление о различных затратах, которые необходимо учитывать в бюджете на обучение, пришло время рассчитать сам бюджет.

Метод 1: использование общей заработной платы

Хорошее эмпирическое правило: компании должны тратить от 1 до 5% от их общих заработных плат на обучение, в зависимости от того, сколько они хотят выделить на внутреннее образование в своей организации.

Поэтому если у вас есть приблизительная оценка того, какова будет общая сумма заработной платы в следующем году, вы можете составить точную оценку своего бюджета обучения на год.

Метод № 2: использование данных по отрасли работы компании

Расчет бюджета обучения на основе авторитетного отраслевого отчета – это отличный способ сравнить себя с аналогичными компаниями по размеру и сфере деятельности. Используйте эти отчеты, чтобы обеспечить соответствующий размер инвестиций  в область внутреннего обучения и профессионального развития и повысить конкурентоспособность на рынке талантов.

Почему внутреннее обучение важно для компании

Современные сотрудники не хотят сидеть на месте. Скорость жизни и доступность информации толкают к постоянному росту и движению. Работники компаний хотят иметь возможность обучаться, повышать профессиональные и личностные навыки.

Поэтому задачей каждой компании является организация эффективного, интересного и соответствующего реалиям обучения для каждого сотрудника. Да, это занимает много времени и средств, но оно того стоит, поскольку повышает не только уровень счастья и лояльность сотрудников, но и улучшает бренд работодателя — а значит, вы сможете привлечь больше талантов и вам будут под силу более крупные проекты!

• Обучение